Privacyverklaring

Ruiterplan is een online lesagenda voor paardrijscholen. Er staan gegevens van kinderen in, en soms medische bijzonderheden. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Hieronder staat precies wat we vastleggen, waarom, en wat je rechten zijn.

Wie zijn wij

Ruiterplan is een dienst van:

Novacast B.V.	Brakesteinlaan 10, 4706 WC Roosendaal, Nederland Bezoek alleen op afspraak
KvK	97962937
Btw	NL868305455B01
E-mail	info@ruiterplan.nl

Twee rollen, en dat verschil is belangrijk

Er lopen twee soorten gegevens door Ruiterplan, en onze rol is per soort anders. Dat klinkt juridisch, maar het bepaalt bij wie je moet zijn met een vraag.

1. Van de rijschool zelf zijn wij verantwoordelijk

Meldt een rijschool zich bij ons aan, dan zijn wij verantwoordelijk voor die gegevens: de naam van de manege, het adres van de beheerder, het e-mailadres, en straks de betaalgegevens. Die gebruiken we om de dienst te leveren en om te factureren.

2. Van de leden is de rijschool verantwoordelijk

De gegevens die een rijschool in Ruiterplan zet (haar leden, hun ouders, de lessen) zijn van haar. Zij bepaalt wat erin gaat en hoe lang het bewaard blijft. Wij verwerken die gegevens alleen in haar opdracht en doen er verder niets mee. In de wet heet dat een verwerker; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.

Ben je ouder of ruiter en heb je een vraag over je gegevens? Dan is je eigen rijschool het juiste adres. Wij mogen die gegevens niet zomaar aan jou of aan iemand anders verstrekken, ook niet als je erom vraagt. Dat is juist de bescherming die erop zit.

Welke gegevens staan er in Ruiterplan

Van de ouder of het lid	naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres
Van de ruiter	naam, geboortedatum, op welke soort pony ze rijdt, haar lessen, afmeldingen en inhaallessen
Noodcontact	naam en telefoonnummer van iemand die gebeld kan worden
Medische bijzonderheden	alleen als de rijschool of de ouder die invult, bijvoorbeeld een allergie
Van de manege	naam, adres, logo, contactgegevens, en de instellingen van de app
Technisch	het tijdstip van inloggen en het IP-adres bij mislukte inlogpogingen, om misbruik tegen te gaan

Medische bijzonderheden krijgen extra bescherming

Dit zijn bijzondere persoonsgegevens, en die behandelen we ook zo:

• ze staan versleuteld in de database: wie de bestanden zou stelen, kan ze niet lezen zonder de sleutel, en die staat ergens anders;
• ze zijn alleen zichtbaar voor de beheerder van de rijschool. Een instructrice ziet ze niet;
• een instructrice kan wél het noodcontact bellen. Een telefoonnummer is geen medisch gegeven, en iemand die alleen in de bak staat moet een ouder kunnen bereiken als er een kind valt.

Kinderen onder de 16

Een ruiter jonger dan zestien krijgt geen eigen account. Alles loopt via het account van de ouder of verzorger: die meldt aan, die logt in, die krijgt de berichten. Toestemming voor het vastleggen van de gegevens geeft dus de ouder, en die kan hem ook weer intrekken.

Bij het aanmelden wordt daar uitdrukkelijk om gevraagd. We leggen vast wanneer die toestemming gegeven is en welke tekst er op dat moment stond, zodat later na te gaan is waar precies ja tegen gezegd is. Verandert die tekst, dan blijft bij bestaande accounts de oude versie staan. Intrekken doe je door je gegevens bij je rijschool te laten verwijderen; die gaan dan meteen weg, inclusief boekingen, tegoeden en pauzes.

Waarom we ze vastleggen

• Om de lessen te kunnen plannen. Zonder naam en lesindeling is er geen agenda.
• Om je op de hoogte te houden als er iets verandert aan een les. Dat is de kern van waarom Ruiterplan bestaat.
• Om veilig te kunnen lesgeven. Daarvoor staan het noodcontact en eventuele medische bijzonderheden erin.
• Om de rijschool te kunnen factureren en onze administratie te voeren.
• Om misbruik tegen te gaan, bijvoorbeeld door het aantal mislukte inlogpogingen te begrenzen.

Berichten over je lessen horen bij de dienst

Als er iets verandert aan een les waarvoor jij of je kind staat ingeschreven, krijg je daar bericht van. Dat is geen nieuwsbrief en geen reclame, maar de dienst zelf: een lesrooster waar je niets van hoort is precies het probleem dat Ruiterplan oplost. Deze berichten horen bij de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en je rijschool, en daarom zit er geen afmeldlink onder en kun je ze niet uitzetten.

Ze gaan alleen over lessen waarvoor je zelf staat ingeschreven, en over je eigen account. Wat je wél zelf kiest:

• Langs welke weg je ze krijgt: per e-mail, als melding op je telefoon, of via Telegram als je die koppeling zelf aanzet.
• Hoe kort van tevoren een wijziging urgent genoeg is om je meteen te storen. Die drempel staat bij je eigen instellingen.

Wil je helemaal geen berichten meer, dan betekent dat dat je geen les meer volgt. Laat je gegevens dan bij je rijschool verwijderen; daarna gaat er niets meer uit.

Hoe lang blijven ze staan

Gegevens van leden	zolang de rijschool ze bewaart. Verwijdert zij een lid, dan gaan de gegevens meteen weg, inclusief boekingen, tegoeden en pauzes
Als een rijschool stopt	we bewaren haar omgeving nog 30 dagen, zodat ze niet door één misverstand alles kwijt is. Daarna verwijderen we alles
Facturen	7 jaar, dat is een wettelijke bewaarplicht
Back-ups	14 nachten, daarna overschreven

Wie het nog meer kan zien

We verkopen niets door en er zit geen advertentienetwerk op. Om te kunnen draaien werken we wel met een paar leveranciers:

TransIP	de server waar Ruiterplan op draait. Nederland
Brevo	het versturen van e-mail. Europese Unie
Dropbox	de nachtelijke back-ups. Die zijn met een wachtwoord versleuteld
Telegram	alleen als je zelf een Telegram-koppeling aanzet voor berichten. Doe je dat niet, dan gaat er niets heen

We schakelen geen leverancier in die gegevens buiten de Europese Unie verwerkt zonder dat daar een geldige grondslag voor is, en we melden het aan de rijscholen als er een leverancier bij komt of afgaat.

Wat we niet doen

• Geen advertenties en geen volgcookies. Er zit geen Google Analytics of Facebook-pixel op.
• Geen gegevens doorverkopen of uitlenen.
• Geen besluiten over mensen die door een computer worden genomen.
• Geen nieuwsbrieven aan leden van een rijschool. Wij mailen alleen over de lessen.

Cookies

Ruiterplan zet één cookie, en die is nodig om ingelogd te blijven. Zonder dat cookie kun je niet inloggen, dus er valt niets te kiezen en daarom vragen we het ook niet. Er staat geen enkel cookie op de site dat je gedrag volgt.

Beveiliging

• Alle verbindingen lopen versleuteld over https.
• Elke rijschool heeft haar eigen afgeschermde omgeving. De afscherming zit centraal in het systeem en niet in losse zoekopdrachten, zodat hij niet vergeten kan worden.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn ook voor ons niet leesbaar.
• Medische bijzonderheden staan versleuteld in de database.
• Het aantal inlogpogingen is begrensd.
• Er wordt elke nacht een back-up gemaakt, versleuteld en op een andere plek bewaard.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen, meenemen naar een andere partij, en bezwaar maken tegen het gebruik ervan.

Ben je ouder of lid, ga dan naar je rijschool. Zij is verantwoordelijk en heeft de knoppen. Kom je er met haar niet uit, dan mag je ons mailen en helpen we op de achtergrond mee. Ben je een rijschool en gaat je vraag over je eigen account, mail ons dan rechtstreeks op info@ruiterplan.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Vind je dat we je niet goed helpen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een datalek

Gaat er iets mis met gegevens, dan melden we dat binnen 24 uur nadat we het weten aan de betrokken rijschool, met wat we weten en wat we eraan doen. Bij haar ligt de keuze of ze het bij de Autoriteit Persoonsgegevens meldt; wij leveren de informatie die ze daarvoor nodig heeft.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan deze verklaring, dan mailen we de rijscholen erover. Kleine tekstuele aanpassingen zetten we er zonder bericht in; de datum bovenaan zegt wanneer.